Ein Haus, getragen von Familien

Der Vorstand organisiert die Mitgliederversammlungen und Ausschüsse und kümmert sich um die Aufnahme und den Ausschluss von Vereinsmitgliedern. Der Vorstand ist zuständig für die finanzielle und organisatorische Verwaltung des Vereins und vertritt die Interessen des Vereins juristisch nach außen. Derzeit können bis zu sieben Mitglieder den Vorstand bilden; gewählt wird im Rahmen der Mitgliederversammlungen für die Dauer von zwei Jahren. Vorstandsmitglieder, die mit der Mitgliederverwaltung beauftragt sind, pflegen Mitgliederdaten und E-Mail-Verteiler (in Zusammenarbeit mit der AG Technik), bestätigen Aufnahmen ins Kinderhaus, bearbeiten Vertragskündigungen und kontrollieren die Zahlungseingänge der Mitgliedsbeiträge.

Die AG Bau und Garten koordiniert bauliche Veränderungen im Kinderhaus mit dem Eigenbetrieb, den Behörden und ausführenden Firmen. Auch die Gestaltung und Pflege des Gartens und der Pflanzen gehören in das Aufgabengebiet. Bei der Erweiterung des Außenraumkonzeptes achten wir auf naturnahe, ökologische und lokale Materialien und versuchen, die Konstruktionen in Eigenleistung zu erstellen. Zur Planung gibt es regelmäßige AG-Treffen; die Umsetzung erfolgt meist bei Wochenendeinsätzen gemeinsam mit anderen interessierten Eltern und auch Kindern.

Die AG Feste hat die fröhliche Aufgabe, alle anfallenden Feste des Vereins zu organisieren bzw. den cocolores e. V. auf Festen zu präsentieren. Dazu gehören beispielsweise das Lichterfest und der Kleidertausch. Auch gemeinsame Aktivitäten wie Wandern oder die Elbwiesenreinigung werden initiiert. Weiter organisiert die AG die Geburtstagsgeschenke von Eltern an die Pädagog*innen und Mitarbeiter*innen des Kinderhauses.

Die AG Saubermacher kümmert sich um die regelmäßige Besorgung aller Verbrauchsmaterialien, also Reinigungs- und Hygieneutensilien. Sie koordiniert die wöchentliche Reinigung der einzelnen Gruppenräume durch die Eltern sowie den Wäschedienst, der ebenfalls von Eltern übernommen wird (Einschreibeliste in den Bereichen). Die Reinigung der Bereichsräume übernehmen die jeweiligen Eltern einmal im Quartal anhand eines verbindlichen Plans. Zudem gibt es mindestens einmal jährlich einen Großputz, zu dem alle Eltern herzlich eingeladen sind.

Durch die Kinderbetreuung während der Großteamsitzungen (in der Regel ein Nachmittag alle zwei Wochen) unterstützt die AG die Pädagog*innen bei der Erreichung ihres Ziels nach Fortbildung und Supervision. Die AG-Mitglieder setzen während der Betreuungszeiten die Regeln und Strukturen des Kinderhauses um und tragen damit dessen Betreuungskonzept. Bei akuten Betreuungsengpässen (z. B. krankheits- oder urlaubsbedingter Personalausfall) können die Mitglieder den Pädagog*innen unterstützend zur Seite stehen, damit eine Einschränkung des pädagogischen Angebots möglichst vermieden wird.

Zu den wiederkehrenden Aufgaben gehören die Pflege der Mailverteiler (neue Nutzende anlegen, alte löschen etc.), die Pflege und Wartung der vorhandenen Systeme und der Nutzendensupport sowie ggf. die Einführung von neuen IT-Lösungen. Darüber hinaus verwirklicht die Arbeitsgemeinschaft die Website und beschafft neue technische Geräte.

Die Elternstundenkoordination organisiert und verwaltet die Erfassung der geleisteten Elternstunden und führt die jährliche Abrechnung der Elternstunden durch.

Der Aufnahmeausschuss nimmt die Anmeldungen von Kindern für einen Betreuungsplatz entgegen, beantwortet Fragen der Interessierten und verwaltet deren Anmeldedaten in der Warteliste. Die nach der Aufnahmeordnung des cocolores e. V. maßgeblichen Kriterien (Teilnahme an einer Hausführung und einem Elternabend, Alter der Kinder bei Betreuungsbeginn etc.) werden ausgewertet und unter deren Berücksichtigung sowie den Vorgaben der Leitung eine Vorauswahl für die Belegung frei werdender Plätze getroffen. Nach der Entscheidung über die Platzvergabe bereitet der Ausschuss die Betreuungsverträge vor, versendet diese an die Eltern und kontrolliert den fristgerechten sowie vollständigen Rücklauf. Der Ausschuss wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von zwei Jahren gewählt.

Der Einstellungsausschuss unterstützt die Leitung bei der Vorauswahl der Angestellten, außer Praktikant*innen oder FSJ/BFD/BFÖ/EFD, und empfiehlt dem Vorstand zur Einstellung geeignete Kandidat*innen. Er ist auch für die Ausschreibung der im Kinderhaus zu besetzenden Stellen zuständig und führt die Vorauswahl der Bewerbenden und die Einstellungsgespräche durch. Er wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von zwei Jahren gewählt.

Im Finanzausschuss ist die betriebswirtschaftliche Erfahrung des Vereins gebündelt. Im Spannungsfeld zwischen den Wünschen von Vereinsmitgliedern und -vorstand und den Zwängen des Vereins- und Trägerbudgets ist es sein Ziel, den besten Ideen zur Umsetzung zu verhelfen. Der Ausschuss unterstützt durch seine zuverlässige und realistische Finanzplanung und -kontrolle maßgeblich die Arbeit der Elterninitiative, in enger Kooperation mit den anderen Arbeitsgruppen, dem Vorstand und der Leitung des Kinderhauses.